Inschrijfprocedure NBTA Wedstrijden

Indeling seizoen 2021
We werken in 2021 met 2 blokken.
Blok 1: september en oktober
Blok 2: november en december 2021 en januari 2022

Blok	Voorinschrijving	Reactie voorinschrijving	Goedgekeurde inschrijvingen in CWS	Vrije inschrijving
Blok 1	1 juli - 10 juli	Uiterlijk 13 juli	Uiterlijk 16 juli	Start 18 juli – 18.00 uur
Blok 2	23 aug - 2 sept	Uiterlijk 7 sept	Uiterlijk 11 sept	Start 15 sept – 18.00 uur

Voorinschrijving
In blok 1 en 2 heeft iedere vereniging de mogelijkheid om op maximaal 1 wedstrijd per maand te worden ingedeeld via de voorinschrijving. Minder wedstrijden mag natuurlijk ook. Per wedstrijd geef je 2 mogelijke opties aan.
Indien je vaker op wedstrijd wil kan dit, nadat de wedstrijden open gaan voor vrije inschrijving.

Schat de benodigde minuten goed in! Vraag van tevoren bij de leden wie mee wil doen aan welke wedstrijd!Een paar minuten afwijken is geen probleem. Indien de afwijking tussen voorinschrijving en daadwerkelijke inschrijving te groot is kan dit gevolgen hebben voor het toekennen van wedstrijden in de volgende blokken.

Onze tip is om de voorinschrijving te gebruiken voor de wedstrijden waar je als vereniging wil deelnemen. Voor losse solisten kan je de vrije inschrijving gebruiken.
 

Goedgekeurde inschrijvingen in CWS verwerken
Nadat je de bevestiging hebt ontvangen van het wedstrijdsecretariaat kan je de goedgekeurde wedstrijden in het CWS vullen. Doe dit tijdig en volledig. Inschrijvingen op wedstrijden die niet zijn goedgekeurd worden verwijderd uit het CWS. 
 

Vrije inschrijving
Vanaf de startdatum vrije inschrijving kan iedere vereniging (extra) inschrijvingen plaatsen op basis van beschikbare minuten.
Inschrijven voor NBTA wedstrijden kan alleen via het NBTA Online Inschrijfsysteem (CWS).
Voor toegang tot dit systeem dient men een account aan te vragen via wedstrijdsecretariaat@nbta.nl.
Een uitvoerige handleiding voor dit inschrijfsysteem kan men downloaden via deze link.
Lees deze handleiding goed door voordat deelnemers worden ingeschreven voor NBTA wedstrijden.

De start en de sluitingsdatum van de inschrijving voor een bepaalde wedstrijd staan vermeld in het Online Inschrijfsysteem (CWS).
 

Sluitingstermijn wedstrijden
6 weken voorafgaand aan de wedstrijd (op zondag 20.00 uur) sluit de wedstrijd voor uitschrijvingen.
Tot 4 weken voorafgaand aan de wedstrijd (op zondag 20.00 uur) kan er ingeschreven worden voor wedstrijden, mits er minuten beschikbaar zijn. Ook is het mogelijk om deelnemers te wisselen.

Als voorbeeld: Deelnemer A is ingeschreven maar kan niet mee doen. Je mag de tijd van Deelnemer A wisselen voor een andere deelnemer.

In de periode tussen 6 en 4 weken inschrijven en wisselen van deelnemer door een mail te sturen naar wedstrijdsecretariaat@nbta.nl
LET OP: Uitschrijven tot 4 weken van te voren kan alleen als iemand anders van je eigen vereniging je plek overneemt. Anders dien je de inschrijfkosten alsnog te betalen.
LET OP: Uitzondering op deze regel zijn de wedstrijden in september en oktober 2021 . De sluitingsdata zijn per wedstrijd vermeld.

Mutaties
Tot de sluitingsdatum is het mogelijk zelf mutaties aan te brengen. Nadat de inschrijving voor een wedstrijd is gesloten is dit niet meer mogelijk en kunnen mutaties enkel worden doorgegeven via dit formulier.
Na de sluitingsdatum worden er geen nieuwe optredens meer aangenomen, ook niet als een andere deelnemer uitvalt.
Voor deelnemers die zijn ingeschreven op het moment dat de inschrijving van een wedstrijd sluit is het inschrijfgeld verschuldigd.
 

Inschrijfgeld
Betaling van het inschrijfgeld kan enkel via een automatische incasso. Een machtigingsformulier is te downloaden via deze link. Een week voor de afschrijving ontvangt men bericht over de datum van de afschrijving. Een specificatie van het afgeschreven bedrag kan men zelf downloaden uit het NBTA Inschrijfsysteem.
Retournering van inschrijfgeld is na de sluitingsdatum niet meer mogelijk.
 

Uitschrijven wedstrijden
De inschrijving voor een wedstrijd sluit op de aangegeven data en dat houdt ook in dat er geen restitutie van het inschrijfgeld meer plaats vindt, welke reden er ook wordt opgegeven.
Reden hiervan: zaal is besproken, juryleden en klerken zijn vastgelegd op het aantal deelnemers dat zich heeft ingeschreven. Juryleden kunnen niet meer afgezegd worden zonder uitbetaling. Medailles en diploma's zijn in bestelling en noem nog maar meer op wat er komt kijken voor de organisatie van een wedstrijd. Kortom allerlei kosten zijn gemaakt! Vaststellen van de echte reden is daarnaast een probleem, om twijfels te voorkomen wordt er niet gerestitueerd.
 

Vragen?
Voor vragen over het inschrijfsysteem en over de inschrijfprocedure kan contact opgenomen worden met NBTA. (wedstrijdsecretariaat@nbta.nl)